Remote Working – Die neue Arbeitswelt

Für viele Unternehmen kam die Umstellung auf einen virtuellen Arbeitsplatz von heute auf morgen und die Mitarbeiter*innen wurden quasi über Nacht ins Homeoffice geschickt.

In vielen Unternehmen scheiterte in der Vergangenheit die Einführung von Homeoffice aufgrund des Themas Vertrauensarbeitszeit. Zu groß war bei manchen Führungskräften die Sorge, dass durch Homeoffice ihre Mitarbeiter*innen nicht greifbar seien und ihre Leistung auch nicht kontrollierbar sei. Man sei es ja gewöhnt, seine Mitarbeiter*innen im abrufbaren Modus zu haben.

 

Großraumbüro – Was nun?

Viele Unternehmen sind in den letzten Jahren dem Trend gefolgt, den Arbeitsplatz als Großraumbüro zu gestalten, um einerseits einen stärkeren Austausch unter den Mitarbeiter*innen zu fördern und andererseits Kosten durch die Einsparung an Arbeitsflächen und Betriebskosten einzusparen.

Doch das Arbeiten in Großraumbüros brachte für viele Mitarbeiter*innen auch Herausforderungen mit sich, wie beispielsweise sich durch den Lärmpegel nicht konzentrieren zu können, gereizte Augen durch trockenes Raumklima oder der Stress, dass, wenn man nicht in der Früh rechtzeitig zur Arbeit kommt, die besten Arbeitsplätze bereits vergeben sind.

Dieser Entwicklung hat nun Corona einen Strich durch die Rechnung gemacht. Denn das Ansteckungsrisiko ist in Großraumbüros weitaus höher. In vielen Unternehmen stehen nun durch die Umstellung auf Remote Working viele unbenützte Büroflächen leer, was eine Diskussion zu neuen Raumkonzepten entfacht hat.

  

Vor- und Nachteile des Remote Working

Durch die Umstellung auf Remote Working wurde der Wunsch vieler Befürworter*innen für das Arbeiten von daheim von heute auf morgen erfüllt. Doch den Vorteilen, sich seine Arbeitszeit flexibler einteilen zu können, ungestörter und damit konzentrierter arbeiten zu können, sich einen langen Anfahrtsweg zur Arbeit zu ersparen oder in einem vertrauten Umfeld zu arbeiten, stehen auch Nachteile gegenüber, die nicht zu unterschätzen sind, wie etwa die Schwierigkeit, eine klare Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatem zu finden, einen passenden Arbeitsraum mit der nötigen ergonomischen und technischen Ausstattung zur Verfügung zu haben, Bewegungsmangel, da daheim nur kurze Wege anfallen, und auch die Gefahr der sozialen Isolation durch den Wegfall der zwischenmenschlichen direkten Kontakte. Vor allem aber beklagen viele Mitarbeiter*innen, dass sie durch die Umstellung auf Remote Working weniger Informationen aus anderen Abteilungen erhalten oder neue Teamkolleg*innen nur virtuell kennen und sich dadurch schwerer tun, gegenseitiges Vertrauen aufzubauen.

 

Führen virtueller Teams

Die Führung virtueller Teams bringt einige besondere Herausforderungen mit sich. Das Kommunikationsverhalten hat sich durch das Arbeiten im Remote-Modus verändert. Die Kommunikation läuft überwiegend über Medien und erschwert den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen. Eine besondere Herausforderung besteht in der virtuellen Kommunikation im Vermeiden von Missverständnissen, da die Körpersprache des Gegenübers nur sehr eingeschränkt wahrgenommen werden kann. Gerade das Geben und Nehmen von Feedback fällt über die virtuelle Kommunikation weitaus schwerer, da vor allem auch die Hürde viel größer ist als über den direkten face-to-face Austausch.

Das Führen virtueller Teams erfordert neue Regeln in der Kommunikation und der Zusammenarbeit:

• Dokumentieren Sie die Fortschritte konsequent, um transparent zu sein und den Teammitgliedern ihre Erfolge vor Augen zu führen.
• Bei wichtigen Entscheidungen und Veränderungen beziehen Sie Ihr Team mit ein.
• Besprechen Sie gemeinsam mit ihrem Team, wie mit Konflikten im Team umzugehen ist.
• Führen Sie regelmäßiges Feedback ein und schaffen Sie eine Kultur der Offenheit.
• Gerade bei der Gründung neuer Teams ist es wichtig, dass mit einem eintägigen Kick-Off-Meeting mit allen Teammitgliedern gestartet wird. Nur so können sich die Teammitglieder gut kennenlernen und Vertrauen zueinander entwickeln.
• Innerhalb des Teams sollen die Aufgaben und Rollen klar definiert werden.
• Legen Sie etwa genaue Zeiten fest, zu denen das gesamte virtuelle Team zusammenkommt, um über die Abläufe zu sprechen.
• Für eine gute Kommunikation und Work-Life-Balance ist es wichtig, dass die Teammitglieder Kernarbeitszeiten in ihrem Kalender festhalten, damit alle wissen, wann wer erreichbar ist. Darüber hinaus soll klar kommuniziert werden, wann wer arbeitet und wann wer frei hat.
• Pflegen Sie einen persönlichen Austausch. Legen Sie in Ihrem Team gemeinsame Rituale fest wie zum Beispiel einen wöchentlichen virtuellen Kaffeeplausch.
• Schaffen Sie auch die Möglichkeit für Präsenztreffen, um den direkten Austausch weiterhin zu fördern und das Wir-Gefühl im Team zu stärken.

 

Virtuelle Teams können scheitern

Eine Studie der Rochus Mummert Consulting Group kommt zu dem Ergebnis, dass rund 70 Prozent aller virtuellen Teams scheitern. Doch welche Gründe stecken dahinter?

• mangelndes Vertrauen im Team aufgrund von fehlendem persönlichen Kontakt unter den Teammitgliedern zur Förderung der zwischenmenschlichen Beziehungen
• nicht klar und gemeinsam definierte Regeln der Zusammenarbeit
• schwelende Konflikte, die auf Distanz ausgetragen werden. Viele Führungskräfte reagieren in der Praxis oft zu spät, da sie über die Konflikte nicht in Kenntnis gesetzt werden oder aufgrund ihrer Unwissenheit lieber nicht eingreifen wollen
• fehlende oder falsche Führung: Es ist ein Irrglaube, dass virtuelle Teams sich selbst führen. Sie benötigen hingegen einen strukturierten Führungsstil mit niedrigem Kontrollbedürfnis
• kulturelle oder sprachliche Missverständnisse, die vor allem durch den Wegfall der Körpersprache intensiviert werden können
• Teammitglieder, die sich nicht ausreichend einbringen. In der rein technisch vernetzten Arbeit steckt die Gefahr von Online-Introvertiertheit
• unklare Rollenerwartungen bei den Teammitgliedern

 

Meine Empfehlung

Studien belegen, dass die besonderen Ideen und die Kreativität nicht im stillen Kämmerchen entstehen, sondern vielmehr in der Cafeteria oder in einer spontanen Besprechung. Nur ein gelungener Mix aus klar definierten Homeoffice- und Präsenzzeiten kann sich optimal auf die Zufriedenheit und das Wohlergehen sowie auf die Leistung und Kreativität der Mitarbeiter*innen auswirken. Die Beschäftigten können sich ihre Arbeit nach den Gesichtspunkten „Für welche Aufgaben ziehe ich mich lieber in meine eigenen vier Wände zurück, um hochkonzentriert arbeiten zu können?“ und „Für welche Tätigkeiten benötige ich den Austausch mit Kolleg*innen?“ einteilen. Auch die Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie kann so erleichtert werden.

Viele Unternehmen beschäftigen sich derzeit mit neuen Konzepten, um Remote Working erfolgreich zu integrieren. Dabei müssen die unterschiedlichen Bedürfnisse der Generationen mitberücksichtigt werden, um die Veränderung dauerhaft lebbar zu gestalten und die Unternehmenskultur zu bewahren.