Mitarbeiter*innengespräch: Wichtige Tipps für Führungskräfte

Das Mitarbeiter*innengespräch (MAG) ist ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung. Wird es regelmäßig eingesetzt, unterstützt es die Weiterentwicklung der Mitarbeiter*innen und fördert die Qualität der Zusammenarbeit und die Beziehung zwischen Mitarbeiter*innen und Führungskraft. Dies geschieht durch das Aussprechen von Lob, Anerkennung und konstruktiver Kritik und das gemeinsame Vereinbaren von Zielen sowie von Fort- und Weiterbildungs- und Fördermaßnahmen.

Die wichtigsten Ziele eines Mitarbeiter*innengesprächs sind daher:

• die Zusammenarbeit aktivieren
• Feedback geben und erhalten
• Entwicklungsmaßnahmen planen

Mitarbeiter*innengespräche orientieren sich an folgenden Themen:

Arbeitsleistung

• Leistungen der Vergangenheit
• Ausmaß der Aufgabenerfüllung

Arbeitssituation

• Klima
• Lern- und Kooperationsbereitschaft, Teamarbeit
• technische Ausstattung

Aufgaben und Anforderungen

• Klarheit über die Aufgaben schaffen
• Übereinstimmung über die Anforderungen gewinnen

Ziele in der Zukunft

• zukünftige Arbeitsschwerpunkte planen
• Ziele vereinbaren

Nutzen für Führungskräfte

• erkennen, wie der*die Mitarbeiter*in das Unternehmen, die Arbeitsbedingungen, die Führung, das Team etc. sieht und wahrnimmt
• besseres Kennenlernen der (auch persönlichen) Ziele und Pläne des*der Mitarbeiter*in durch das 4-Augen-Gespräch
• Instrument, um den*die Mitarbeiter*in künftig noch besser einzusetzen und zu fördern
• konkrete Zielvereinbarungen schaffen Klarheit sowohl für die Führungskraft als auch bei Mitarbeiter*innen
• Stärkung der Selbstreflexionsfähigkeit der Führungskraft

Nutzen für Mitarbeiter*innen

• Erhöhung der Motivation durch positives Feedback und ausreichende Zeitressourcen
• Weiterentwicklung, wenn Talente und Interessen sichtbar werden
• Ziele werden klar und umsetzbar, wenn sie besprochen werden und realistisch sind
• eigene Position beziehen und Standpunkte äußern dürfen
• offenes Gespräch über Stärken und Schwächen
• Vertrauensaufbau zur Führungskraft durch offenes Gespräch

 Planung

• Planen Sie einmal jährlich ein Mitarbeiter*innengespräch.
• Vereinbaren Sie den Termin im gegenseitigen Einverständnis (das Gespräch sowie die Vorbereitungszeit finden während der Arbeitszeit statt).
• Wählen Sie einen neutralen, ungestörten Ort aus.

 Vorbereitung

• Machen Sie einen Zeitplan. Schieben Sie die Termine für die Mitarbeiter*innengespräche nicht zu lange auf. Damit wird den Mitarbeiter*innen das falsche Signal gegeben. Am besten sollte für die Durchführung der Gespräche eine bestimmte Zeit im Jahr festgesetzt werden. Dies hilft zur Selbstorganisation und signalisiert Klarheit und Ernsthaftigkeit in der Handhabung des Instruments.
• Gehen Sie in der Gesprächsführung nicht ausschließlich nach dem schriftlichen Leitfaden (Fragebogen) vor, sondern lassen Sie auch Themen zu, die sich aus dem Gespräch spontan ergeben. Fragen Sie die Mitarbeiter*innen unbedingt nach ihren Themen. Auf diese Weise erfahren die Mitarbeiter*innen Wertschätzung und fühlen sich ernstgenommen.
• Fertigen Sie die schriftliche Zusammenfassung am Ende des Gesprächs gemeinsam an.
• Stecken Sie die Ziele für das Folgejahr nicht zu hoch! Dies macht unnötigen Druck und erzeugt im schlechtesten Fall Frustration auf beiden Seiten. Bedenken Sie, dass sich im Laufe eines Jahres vieles verändern kann. Besser ist es, realistische kleinere Ziele zu formulieren, diese jedoch konsequent in die Tat umzusetzen.
• Ziele müssen konkret sein.
• Ziele müssen messbar sein.
• Ziele müssen erreichbar sein.
• Ziele müssen persönlich und fordernd sein.
• Ziele sollten terminisiert sein (bis WANN?).
• ACHTUNG: nicht zu viele Ziele!

Tipps für die Gesprächsführung

• Stellen Sie keine Autorität zur Schau.
• Geben Sie keine moralischen Empfehlungen.
• Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch.
• Sprechen Sie, um Ihre Mitarbeiter*innen zum Sprechen zu bringen, um Befürchtungen und Ängste auszuräumen und um die Diskussion auf ein bisher übergangenes Thema zu lenken.
• Hören Sie aktiv zu! Zuhören heißt nicht schweigen!
• Wer fragt, der führt.
• Sprechen Sie Lob und Anerkennung aus.
• Fassen Sie das Gesprächsergebnisse zusammen.
• Beachten Sie die Feedback-Regeln (Seien Sie bei negativem Feedback vorsichtig: Nicht persönlich werden, verallgemeinern oder einen zu scharfen Ton anschlagen).
• Bereiten Sie einen strukturierten Ablauf des Gesprächs vor.

Gerne unterstütze ich Sie durch gezieltes Coaching bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Mitarbeiter*innengespräche.