Meetingkultur neu denken: Wie Meetings wieder wirksam werden

Ein Meeting jagt das nächste. Besprechungen vor Ort wechseln sich mit virtuellen und hybriden Meetings ab, der Kalender ist voll – und für konzentriertes Arbeiten bleibt immer weniger Zeit.

Gleichzeitig stellt sich die Frage, wie wir diese gemeinsame Zeit eigentlich nutzen. Im Besprechungsraum stehen Laptops vor den Teilnehmer*innen, nebenbei werden E-Mails beantwortet oder Nachrichten gelesen. In virtuellen Meetings ist die Versuchung noch größer, parallel andere Aufgaben zu erledigen.

Wir sind im Meeting – aber nicht unbedingt im Gespräch.

Hinzu kommt ein weiteres bekanntes Phänomen: Häufig bestimmen einige wenige Personen einen großen Teil der Gesprächszeit, während andere kaum zu Wort kommen. Damit bleiben wertvolle Perspektiven, Erfahrungen und Ideen ungenutzt.

Vielleicht brauchen Unternehmen deshalb nicht einfach mehr oder effizientere Meetings, sondern vor allem eines: eine neue Meetingkultur.

Braucht es dieses Meeting überhaupt?

Eine gute Meetingkultur beginnt bereits vor dem eigentlichen Termin. Nicht jede Information und nicht jedes Thema benötigt ein Meeting.

Statusinformationen können beispielsweise häufig schriftlich geteilt werden. Ein Meeting ist insbesondere dann sinnvoll, wenn unterschiedliche Perspektiven benötigt werden, gemeinsam Ideen entwickelt, Probleme bearbeitet oder Entscheidungen getroffen werden sollen.

Eine hilfreiche Frage vor jeder Besprechung lautet daher:

Was soll nach diesem Meeting anders oder klarer sein als davor?

Gibt es darauf keine überzeugende Antwort, lohnt es sich zu überlegen, ob der Termin tatsächlich notwendig ist.

Aufmerksamkeit statt permanenter Erreichbarkeit

Laptop, Smartphone und digitale Kommunikation sind selbstverständlicher Bestandteil unseres Arbeitsalltags geworden. Gleichzeitig konkurrieren sie während eines Meetings permanent um unsere Aufmerksamkeit.

Wer nebenbei E-Mails beantwortet, Nachrichten liest oder an einem anderen Dokument arbeitet, kann dem gemeinsamen Gespräch nur eingeschränkt folgen.

Dabei muss die Lösung nicht in einem generellen Laptop- oder Smartphone-Verbot liegen. Vielmehr braucht es eine gemeinsame Vereinbarung darüber, wann Laptop und Smartphone im Meeting hilfreich sind und wann bewusste Aufmerksamkeit wichtiger ist.

Laptopfreie Gesprächsphasen können beispielsweise dazu beitragen, wieder stärker miteinander statt nebeneinander zu arbeiten.

Nicht immer dieselben Personen reden lassen

Eine Frage wird in den Raum gestellt – und häufig melden sich dieselben Personen zuerst zu Wort. Schnell entwickelt sich eine Diskussion zwischen wenigen Teilnehmer*innen, während der Rest der Gruppe zunehmend in die Rolle der Zuhörenden gerät.

Dabei bedeutet wenig Redezeit nicht automatisch, dass jemand nichts beizutragen hat.

Wer seine Meetingkultur verbessern möchte, kann deshalb unterschiedliche Formen der Beteiligung einsetzen. Statt eine Frage sofort im Plenum zu diskutieren, können Teilnehmer*innen beispielsweise zunächst kurz für sich nachdenken, sich anschließend zu zweit austauschen und ihre wichtigsten Gedanken danach in die Gruppe einbringen.

Auch strukturierte Gesprächsrunden oder Kleingruppen können dafür sorgen, dass mehr Perspektiven sichtbar werden.

So verändert sich nicht nur die Dynamik eines Meetings – häufig steigt auch die Qualität der Ergebnisse.

Neue Meetingformate und spielerische Methoden ausprobieren

Viele Meetings folgen noch immer demselben Muster: Besprechungstisch, Agenda, PowerPoint und Diskussion im Plenum. Doch nicht jedes Thema braucht dasselbe Format.

Kurze Stand-up-Meetings können sich beispielsweise für Abstimmungen eignen. Bei komplexeren Fragestellungen können Zweiergespräche oder Kleingruppen eingesetzt werden, bevor die Ergebnisse gemeinsam diskutiert werden. Ein Brainwalk bringt zusätzlich Bewegung in den Raum und ermöglicht es, unterschiedliche Fragestellungen und Perspektiven gleichzeitig zu bearbeiten.

Auch spielerische und haptische Methoden können neue Zugänge eröffnen. Mit LEGO® Serious Play® können Teilnehmer*innen beispielsweise Gedanken und unterschiedliche Sichtweisen als dreidimensionale Modelle sichtbar machen. Das erleichtert es, auch abstrakte Fragestellungen gemeinsam zu betrachten und ins Gespräch zu bringen.

PLAYMOBIL® pro kann wiederum eingesetzt werden, um Situationen, Beziehungen oder unterschiedliche Einschätzungen im Raum darzustellen. Auch Skalierungen können helfen, Wahrnehmungsunterschiede innerhalb eines Teams sichtbar zu machen.

Für Entscheidungs- und Priorisierungsprozesse eignen sich strukturierte Methoden, bei denen alle Teilnehmer*innen zunächst eine eigene Einschätzung abgeben, bevor die gemeinsame Diskussion beginnt. Dadurch bestimmen nicht automatisch die schnellsten oder lautesten Stimmen die Richtung.

Entscheidend ist jedoch: Methodenwechsel ist kein Selbstzweck. Ein Meeting wird nicht automatisch besser, weil LEGO®, Figuren, Karten oder Bewegung eingesetzt werden. Die Methode muss zur Fragestellung und zum Ziel des Meetings passen.

Richtig eingesetzt können neue Meetingformate Routinen durchbrechen, mehr Personen aktiv einbeziehen und Perspektiven sichtbar machen, die in einer klassischen Plenumsdiskussion möglicherweise ungehört bleiben.

Aus Gesprächen müssen Ergebnisse werden

Ein gutes Gespräch allein macht noch kein gutes Meeting.

Am Ende sollte für die Beteiligten klar sein: Was haben wir entschieden? Was sind die nächsten Schritte? Wer übernimmt welche Verantwortung – und bis wann?

Gerade bei regelmäßigen Meetings lohnt es sich außerdem, gelegentlich gemeinsam die eigene Meetingkultur zu reflektieren:

Was funktioniert gut? Was kostet unnötig Zeit? Wer kommt ausreichend zu Wort? Welche Formate unterstützen uns? Und was könnten wir beim nächsten Mal anders machen?

Damit wird die Meetingkultur selbst zum Gegenstand gemeinsamer Weiterentwicklung.

Meetingkultur ist auch Führungskultur

Wie Meetings gestaltet werden, sagt viel über die Kultur eines Teams und über Führung aus.

Werden unterschiedliche Meinungen tatsächlich gehört? Dürfen kritische Fragen gestellt werden? Werden Entscheidungen nachvollziehbar getroffen? Übernehmen Teilnehmer*innen Verantwortung für vereinbarte Schritte? Und schafft die Führungskraft Raum dafür, dass nicht nur die schnellsten oder lautesten Stimmen Gehör finden?

Meetings sind damit weit mehr als organisatorische Termine. Sie sind Orte, an denen Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit unmittelbar erlebbar werden.

Wer die Meetingkultur verbessern möchte, sollte deshalb nicht nur auf Agenda und Zeitmanagement schauen, sondern auch darauf, wie Menschen miteinander arbeiten, kommunizieren und Entscheidungen treffen.

Fazit: Gute Meetingkultur schafft Raum für echten Austausch

Meetings werden auch künftig ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit bleiben. Entscheidend ist jedoch nicht, wie viele Besprechungen stattfinden, sondern wie diese gemeinsame Zeit genutzt wird.

Eine zeitgemäße Meetingkultur schafft Aufmerksamkeit, ermöglicht unterschiedliche Perspektiven und sorgt dafür, dass nicht immer dieselben Personen das Gespräch bestimmen. Neue Meetingformate und spielerische Methoden können dazu beitragen, aus passiver Anwesenheit wieder aktive Beteiligung zu machen.

Gute Meetings sind damit mehr als eine Frage der Effizienz. Sie sind Ausdruck einer guten Kommunikations-, Team- und Führungskultur.